ZOSTALIŚMY UHONOROWANI
DYPLOMEM ORAZ MEDALEM
ZA WKŁAD WŁOŻONY W ROZWÓJ
RYNKU NIERUCHOMOŚCI.

DZIĘKUJEMY.

Oprogramowanie dedykowane
ico

Oprogramowanie do automatycznego i masowego fakturowania, automatyczne przetwarzanie płatności

Masowe fakturowanie i płatności

Galactica oferuje systemy, które zorganizują, ułatwią i usprawnią proces rozliczania opłat abonamentowych za usługi Państwa firmy. Duża liczba klientów, swobodne konfigurowanie opłat abonamentowych oraz skuteczny nadzór nad uzyskiwaniem płatności i windykacją to główne elementy, które pozwolą skutecznie obsłużyć tysiące klientów Państwa firmy. Masowe fakturowanie i płatności to zadanie dla systemów Galactica.
Elementy systemów wspomagających fakturowanie


Zagrożenia i szanse
Większa liczba klientów korzystających z usług opłacanych cyklicznie, tzw. usług abonamentowych może wygenerować wiele problemów i zagrożeń dla firmy, związanych z błędami w procesie pobierania abonamentów oraz nieskutecznej ściągalności opłat. Do tego operowanie w kilku środowiskach: systemu bankowego, gdzie rejestrowane są przelewy, systemu fakturowania oraz systemu zarządzania usługami klienta - obarczone jest dodatkowym ryzykiem niewydolności procesu i ryzykiem powstania niezgodności, mogących narazić firmę na straty finansowe. Wdrożenie spójnego zintegrowanego systemu, który połączy system fakturowy z systemem bankowym oraz usługowym, może dać nie tylko odpowiedź na powyższe zagrożenia, ale także realne dodatkowe zyski i obniżenie kosztów obsługi płatności.

Główne elementy systemu
  • Klienci - baza klientów połączona z bazą zamówionych usług i bazą faktur
  • Baza usług - zarządzanie usługami, cennikami i pakietami usług
  • Zamówienia - baza zamówionych usług przez klientów z rejestrem okresów realizacji i naliczania płatności
  • Faktury - rejestr faktur wraz z narzędziami do generowania i rozliczania
  • Płatności - baza przelewów importowana z systemu bankowego wraz z narzędziami do rozliczania płatności
  • Powiadomienia - aktywne powiadamianie klientów o wystawionych fakturach, przeterminowanych płatnościach i wyłączeniach usług (list, e-mail, SMS)
  • Panel dla klientów - dostęp do danych klienta, lista usług, zamawianie usług, przegląda faktur, dokonywanie płatności online, pobieranie faktur
  • Struktura organizacyjna firmy oraz użytkownicy i uprawnienia
  • Wydruki - generowanie dokumentów (faktur, potwierdzeń wpłat, wezwań do zapłaty)
  • Raporty - narzędzia do analizy procesu fakturowania i pobierania opłat, monitoring procesu i system alarmów i powiadomień o zagrożeniach
  • Dzienniki zdarzeń - logowanie wybranych zdarzeń związanych z obsługą płatności

Korzyści biznesowe z wdrożenia systemu wspomagającego masowe fakturowanie
  • Znaczące obniżenie kosztów obsługi płatności poprzez automatyzację procesu
  • Zwiększenie zdolności przerobowej zespołu obsługującego płatności - możliwość obsługi setek tysięcy klientów abonamentowych poprzez automatyzację większości działań, czynnik ludzki niezbędny jest jedynie do wyjaśniania korygowania niezgodności i obsługi urządzeń biurowych i kopertujących
  • Poprawa ściągalności płatności poprzez system powiadomień i przypomnień o wygenerowanych kolejnych fakturach oraz płatnościach przeterminowanych
  • Możliwość integracji systemu z systemem zarządzania usługami i dostarczanie informacji o konieczności zablokowania dostępu do usługi lub dodatkowego monitowania i windykacji poprzez usługę
  • Zwiększenie bezpieczeństwa procesu poprzez zmniejszenie udziału ludzkiego
  • Zwiększenie poziomu jakości usług poprzez profesjonalne i terminowe podejście do pobierania opłat
  • Mobilizacja klientów i budowanie ich lojalności poprzez przyjazny panel dla klientów

Funkcjonalności
Dedykowane oprogramowanie do przetwarzania płatności oferowane przez Galactica może realizować zadania w dowolnym zakresie. Po wprowadzeniu i konfiguracji usług można wprowadzać do systemu klientów, przypisywać im zamówione usługi. Określa się także terminy realizacji usług i obowiązują opłaty. Na podstawie tych danych generowane są faktury, które następnie mogą być drukowane i kopertowane lub wysyłane na adres e-mail klienta w postaci elektronicznej. Procesowi dostarczania faktury może towarzyszyć powiadomienie SMS o nowej płatności. Automatyczne przetwarzanie płatności odbywa się w integracji z bankiem. System, który jest zintegrowany z systemem bankowym, cyklicznie importuje nowe przelewy na kontach bankowych do systemu i łączy je z wystawionymi fakturami na podstawie kilku parametrów płatności i klienta. Wszystkie przelewy, które nie mogą być automatycznie powiązane, mogą być rozliczone przez użytkowników systemu. Jeśli w systemie korzysta się z modelu faktur proforma, to po przyjęciu płatności, system automatycznie wygeneruje fakturę VAT i może ją skierować do druku lub wysłania drogą mailową do klienta.

Oprogramowanie do masowego fakturowania to także aktywne powiadomienia. System powiadomień nie tylko informuje o konieczności uregulowania płatności, ale także wysyła podziękowanie za dokonanie płatności. Za pomocą zestawu rejestrów, wyszukiwarek i raportów dokonuje się nadzoru całego procesu. Jeśli jest możliwość zintegrowania systemu z narzędziami do administrowania dostępu do usług jest możliwość blokowania dostępu. Działanie systemu polega na wysyłaniu informacji lub pobieraniu informacji przez zewnętrzny system, o tym czy i jaką zablokować klientowi usługę. Z wykorzystaniem tego interfejsu można dystrybuować komunikaty i monity o płatnościach, które też mogą być przekazywane klientowi podczas korzystania z usługi.

W panelu klienta, po zalogowaniu można edytować swoje dane, pobierać faktury oraz dokonywać płatności on-line, możliwe jest także zamawianie nowych usług i rezygnacja z obecnych. Przy masowym fakturowaniu i wysyłaniu korespondencji tradycyjną pocztą, proponujemy zastosowanie dodatkowych urządzeń do kopertowania i frankowania. Dla płatności zrealizowanych po terminie można zastosować system naliczania odsetek od nieterminowego regulowania opłat i doliczać dodatkowe płatności do kolejnych faktur.

Wybrane realizacje:
  • System obsługi płatności w firmie oferującej usługi internetowe

Zobacz także
Oprogramowanie do zarządzania jakością
Oprogramowanie wspomagające zarządzanie jakością
do góry

Jeśli masz pytanie
lub chcesz poznać aktualne promocje

zostaw swój numer
Za chwilę oddzwonimy

Galactica - oprogramowanie dla firm - innowacyjna gospodarka